Scrivere una
guida esaustiva su come gestire un magazzino può essere complicato.
Abbiamo sottolineato più volte come
gestire un magazzino non sia affatto un’
operazione semplice.
Ben lungi dal ridursi al
mero controllo dei flussi di merci in entrata e in uscita, gestire un magazzino coinvolge
aspetti logistico-organizzativi molto complessi, che richiedono minuzia, attenzione e particolare abilità.
Chi ci segue sa perfettamente di cosa stiamo parlando.
Per quanto difficile, proveremo a stilare una
sintesi delle
principali linee guida che permettono di
gestire in modo efficiente il proprio magazzino.
Analizzeremo quelli che sono i più rilevanti problemi da affrontare per poi proporre possibili soluzioni.
Gestire un magazzino: la documentazione
Iniziando a stilare la guida, uno degli aspetti più complicati di gestire un magazzino riguarda la
variegata documentazione da redigere ed esibire.
La burocrazia è infatti l’elemento costante che incornicia il continuo flusso di merci che passa in questa struttura. Ogni prodotto, durante il trasporto, è accompagnato da uno relativo documento che ne sottoscrive
natura,
destinazione e
caratteristiche.
I principali documenti
Vediamo dunque, in linea generale, quali sono questi documenti.
- -Documento di trasporto (DDT): durante la fase di trasporto, è il documento principale che figura applicato alla merce.
- -Inventario: è sicuramente il documento più importante per gestire un magazzino. La riproduzione esatta, e in tempo reale, della situazione delle scorte in magazzino. Una lista da aggiornare assiduamente.
- -Fatturazione: documenti fiscali che accompagnano i flussi di vendite e acquisti. Utili non soltanto per il valore fiscale, ma anche per tenere un conteggio circa le operazioni di carico e scarico. Nel caso di strutture complesse, delle fatture se ne occupa l’amministrazione, lasciando al magazzino soltanto i DDT.
- -Ordini e comande: al di là del loro valore di registrazione e conteggio dei flussi, consentono di gestire le proprie scorte in modo razionale, modulando i flussi sulla base delle esigenze e dei gusti dei consumatori, ed evitando accumuli superflui.
Gestire un magazzino coordinando il personale
Altro elemento imprescindibile quando si tratta di gestire un magazzino è quello che attiene ai
dipendenti della struttura.
Figura fondamentale, da questo punto di vista, è quella del
magazziniere: a cui sono affidate le
mansioni più importanti, necessarie al buon funzionamento del complesso.
Perché un magazzino funzioni in modo efficiente, per l’appunto, è necessario che ogni elemento che vi sia inserito sappia perfettamente cosa fare, e che nulla sia affidato all’impulso e all’immaginazione.
Gestire il magazzino con dipendenti perfettamente formati
Dall’
abilità del magazziniere dipende buona parte della gestione del magazzino.
Riguardano il magazziniere
compiti come:
- -spostamento merci verso le aree di stoccaggio
- -gestione scorte del magazzino e regolazione flussi
- -redazione inventario e, quindi, conoscenza in tempo reale delle scorte disponibili e degli
spazi pallet in cui sono disposte
- -coordinamento delle spedizioni interfacciandosi con i corrieri
- -ricezione delle merci e gestione e redazione della documentazione
Gestire un magazzino in sicurezza
È chiaro che, quando si tratta di gestire un magazzino, risorse umane e scorte vadano
messe in sicurezza.
L’organizzazione del magazzino non riguarda solamente il coordinamento delle risorse, ma anche la
corretta pulizia e la
garanzia di perfette condizioni all’interno dello spazio.
Tale sicurezza può essere garantita attraverso un piano corretto e organizzato, che risponda in modo scrupoloso alla
normativa vigente; l’elargizione di
corsi per formare il personale e sensibilizzarlo; l’adozione di
dispositivi individuali di protezione.
Tasso di rotazione
Altro principale perno su cui si fonda l’attività di gestire un magazzino è il
monitoraggio costante delle scorte. Attività talmente complessa che, il più delle volte, l’aggiornamento dell’inventario e i numerosi controlli da parte dei dipendenti non sono sufficienti.
Il problema riguarda principalmente quel ciclo che tutte le merci attraversano; e che viene definito tasso di rotazione.
I
prodotti a rotazione alta sono quei prodotti per i quali la domanda è in genere molto elevata; e che tendono quindi a
occupare gli scaffali per poco tempo.
Quelli
a rotazione bassa, al contrario, rimangono
stipati in magazzino per lungo tempo. In grandi quantità, possono
ridurre significativamente i margini di guadagno.
Al fine di massimizzare il profitto ed
evitare sprechi, occorre un sistema che permetta di acquistare merce riducendo la possibilità che questa diventi
capitale immobilizzato.
Il segreto per gestire un magazzino in modo ottimale
Capirete, arrivati a questo punto, che quel che serve per gestire un magazzino è un’
ottima capacità logistica.
Una capacità gestionale che permetta di armonizzare razionalmente tutti questi elementi di cui sopra, elaborando strategie che coordinino e quantifichino il flusso di merci in modo lineare.
Al di là della formazione adeguata del personale, dell’osservazione di tutte le misure di sicurezza e dei continui controlli e supporti da parte di enti esterni, esistono diverse
soluzioni che permettono di
ridurre al meglio le difficoltà generate da questi fattori. Alcune di queste le abbiamo già affrontate precedentemente:
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